Femmes propriétaires d'entreprise

Fournisseurs et clients

Pour la plupart d'entre vous, nous entrons dans le dur, la partie que vous aimez le moins et donc que vous avez tendance à délaisser. Comme je le disais plus en amont, le vite fait n'est pas forcement bien fait. Attention à vouloir aller trop vite et laisser des choses de cotés, les conséquences peuvent être importantes si les choses tournent au vinaigre.

Pour éviter tout cela, vous verrez que l'essentiel est de bien communiquer.

Pour bien commencer

Vous venez de créer votre entreprise et vous vous posez des questions quant à la réglementation régissant votre activité ? Vous voulez connaitre vos droits et obligations lorsque vous contractez avec un fournisseur ou un client ?

La DGCCRF vous propose ce vademecum pour vous aider à trouver les réponses à vos interrogations en matière de droit de la consommation et de la concurrence, et vous éclairer sur vos droits et vos obligations.

 

Contrats

Document non obligatoire mais peut être recommandé selon le poids de celui-ci dans votre business (autant volume que valeur).

Vous trouverez dans le Guide pour la qualité des relations contractuelles clients-fournisseurs, différents comportements abusifs ou mauvaises pratiques d’entreprises qui sont régulièrement constatés. Il rappelle succinctement les règles applicables.

Deux retours d’expérience :

  • La rédaction d’un contrat ne sera utile que si la partie en face est de bonne foi. En effet, en cas de litige, le temps passé à résoudre ce litige, couplé aux coûts éventuels engagés pour la résolution de celui-ci, valent-ils le coup ?

  • Attention au poids économique qui peut prendre un fournisseur ou un client dans votre business. Que se passerait-il si ce fournisseur ou client est un jour défaillant ?

 

Délais de réflexion

Le délai de réflexion est une période accordée au consommateur pour réfléchir à son engagement avant la signature du contrat. La loi oblige le professionnel à indiquer un délai de réflexion, sa durée est variable en fonction du type de contrat. Tableau bien fait sur Economie.gouv

 

Devis

A défaut d’un contrat, un devis peut être utile, afin que l’achat soit éclairé et compris par les parties.

Un certain nombre d’informations contractuelles sont obligatoires dans le devis (risque de nullité du contrat). Sa délivrance est obligatoire dans certains cas et des sanctions peuvent avoir lieu en cas de manquement. Plus d'informations sur ServicePublic.

En cas de négociation de conditions commerciales, je vous recommande d’avoir toujours une trace écrite des éléments négociés (prix, délais, modalités de paiement …) par simple mail. Assurez-vous que votre interlocuteur vous accuse bien réception du document/message.

 

Bon de commande

Surtout utilisé dans de grandes entreprises ou collectivités (obligatoire pour les marchés publics). Il s’agit d’un document commercial qui permet de prouver l’existence et l’objet d’une commande effectuée par un client. 

 

Facture

Document obligatoire et réglementé servant autant au client qu’à l’administration fiscale. Il reprend de manière détaillée les conditions commerciales et de réalisation des prestations ou des marchandises vendues. Les sanctions peuvent être très lourdes en cas de manquement. 

Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la livraison (lors du transfert du droit de propriété et non de la livraison matérielle du bien) ou dès la prestation du service. Vous pouvez demander une facture indiquée comme “payée” une fois que le paiement a bien été effectué. Utile en cas de litige des années après son émission. 

Les factures transmises en version word ou excel ne sont pas acceptables car pouvant être modifiées par les parties. Soit le document doit être transformé en format pdf, soit il doit être issu d’un logiciel spécifique. Article complet sur ServicePublic

Je vous recommande d’envoyer votre facture le jour même de la réalisation de la prestation/ livraison afin de limiter les délais de paiement.

De plus, je vous recommande de faire figurer le mode de règlement, la date prévue et le montant exact si règlement en plusieurs fois. La.e comptable de votre entreprise vous remerciera. Pour plus de conseils, consultez la rubrique Financier et Comptabilité.

 

Modalités de paiement

> Délais : Le créancier peut refuser un paiement partiel même si la prestation est divisible. Le paiement en plusieurs fois n'est pas obligatoire, c'est un geste commercial, une facilité de paiement pour éviter un emprunt à la consommation. Les délais de paiement convenu entre professionnels sont encadrés par la loi, ils ne peuvent pas dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours calendaires.

> Mode : virement, chèque, espèces (jusqu’à 100€) ou lettre de change/ billet à ordre.

En deux mot : le plus court est le mieux et de manière traçable c’est à dire par virement. Évitez les règlements par chèque (difficilement traçables, falsifiables et non garantis) ou espèces (intraçables, falsifiables et mauvaise interprétation possible en cas de contrôle par l’administration fiscale). 

La.e comptable de votre entreprise vous remerciera.

 

Accord de confidentialité

Celui qui utilise ou divulgue sans autorisation une information confidentielle obtenue à l'occasion des négociations engage sa responsabilité dans les conditions du droit commun. L'accord peut être bilatéral ou unilatéral. C'est un contrat, les règles générales du contrat s'y appliquent, librement conclu.

Modèle en cours de rédaction.

 

Relances et litiges

Pas de modalités particulières, de la simple relance par téléphone à l’action en justice. Quelques règles sont néanmoins à connaitre, détaillée sur Economie.gouv

Le relance client est fastidieuse, mangeuse de temps et d’énergie. Je vous recommande de ne pas laisser une facture impayée perdurer dans le temps, la relance au plus tôt est le mieux. 

Deux retours d’expériences :

  • faire appel à un organisme extérieur. Ils sont nombreux sur la place, j’ai eu un bon retour de RubyPayeur. Ce qui est intéressant avec cet intermédiaire est que la facturation est effectuée au sucés donc des frais sont engagés que si une solution a été trouvée ! Plus d'infos ici.

  • faire appel à un médiateur d’entreprise via par exemple le Centre de Médiation de Grenoble

 

Marchés Publics /Appels d’offre

De véritables leviers économiques à ne pas négliger, les marchés publics représentent 110 milliards d'euros de commandes annuelles d'achats, de services et travaux (chiffres 2019) dont la part des TPE et PME est de 61%. Une opportunité accessible à tous, mise en avant par la parution du Guide de facilitation et compréhension rédigé par le médiateur des entreprises.  

 

Souvent cataloguée comme une action chronophage, fastidieuse et réservée aux plus expérimentés, "répondre à une consultation" de l’État (des collectivités territoriales, etc.) est avant tout un acte commercial. Il s'agit de mettre en avant son savoir-faire, valoriser un cahier des charges spécifique, s'engager sur des délais ... du travail mais qui est potentiellement une source réelle de chiffre d'affaire.

Il est donc important, au risque de perdre du temps à vous épuiser à répondre à tout et tout azimut, de définir votre stratégie "marchés publics". Une fois les idées reçues dépassées et la mise en place d'actions dédiées, les marchés publics peuvent devenir une part valorisante de vos activités économiques et une belle notoriété pour votre entreprise.

 

Les appels d'offre, dont les avis sont publiés dans le BOAMP, sont une des portes d'accès à la commande publique,  mais peut-être pas la plus facile, surtout si vous débutez dans votre activité. Pour vous accompagner dans ce parcours gagnant, API'CR vous propose une étude personnalisée de votre positionnement Marchés Publics, l'appui opérationnel à vos réponses d'appels d'offre, et pour aller plus loin, des formations dédiées aux marchés publics. Contactez Catherine Ragot de ma part.

Au début où je me suis lancée, je suis intervenue dans une école de commerce pour différents cours. Quelques jours seulement après ma première journée d'intervention, j'ai été notifiée que l'école allait passer un appel d'offre pour la rentrée prochaine concernant ses intervenants. Donc si je voulais continuer à travailler avec eux, je devais répondre à cet appel d'offre.

Je vous avoue que lorsque j'ai lu le truc (pas d'autres mots pour décrire ce machin), j'ai pris peur ... à ne rien y comprendre !

J'ai répondu, j'ai fais au mieux tout en n'étant pas satisfaite de mon rendu car pour moi rien n'était clair.

Finalement j'ai remporté l'appel d'offre sur ce que je demandais, tant sur la quantité de cours que sur le prix.

Ces cours représentent pour moi environ 1j/semaine de business, pour la période 2020/2023.

Focus

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LANCER UNE PROCEDURE DE RECOUVREMENT (impayé)

Étape 1 : Recouvrement amiable

Procédure rapide et facturation au succès.

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Étape 2 : Recouvrement judiciaire

Forfait pour une injonction de payer.

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Étape 3 : Recouvrement forcé

Forfait pour une procédure de saisie d'attribution.

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S'ASSURER DE LA SOLVABILITÉ DE SON CLIENT OU PROSPECT

Le rapport de solvabilité est constitué à l'aide des données Creditsafe (plus grande base d'informations financières et commerciales au monde).

 

Suite à votre commande, le rapport vous est envoyé instantanément par mail en format PDF. Vous bénéficiez d'un an de suivi en cas d'évolution majeure d'une des données.

Un véritable outil d'aide à la prise de décision qui anticipe 80% des défaillances dans les 12 mois qui précédent.

Données fournies pour toutes les entreprises :

  • Score de solvabilité

  • Limite de crédit recommandée

  • Indicateur de risque

  • Procédures collectives