GestionPerformante

Je vous préviens, nous ouvrons le plus gros chapitre de ce site, mais aussi le plus contraignant.

Lorsque j’avais mon épicerie, j’avais étudié la piste du recrutement d’un salarié. Finalement je ne l’avais pas fait car je ne voulais pas subir ce poids/risque juridique sur mes épaules. Presque tous les chefs d’entreprise que j’ai rencontré mon dit : « avoir un salarié c’est potentiellement le début des vrais emmerdes ». Mais sans salarié, la croissance est difficile. Je pense qu’aujourd’hui qu’il faut du recul, de l’expérience, de la rigueur et bien s’entourer !

Attentions à toutes les obligations, les sanctions peuvent aller de quelques 100aines d’euros à plusieurs 1000ers d’euros, en cas de contrôle de l’URSSAF, des impôts ou de l’inspection du travail.

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Obligations légales (entre 1 et 10 salariés)

 

a/ La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) – attention à l’amende en cas de défaut

Comme nous l’avons abordé en amont, vous devez déclarer l’embauche de votre salarié via une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Celle-ci permet de faire en une seule démarche les formalités obligatoires auprès de l'Urssaf. Vous devez pour cela créer un compte sur Net-entreprises.fr. Cette formalité ne pend que quelques minutes et est gratuite. Vous avez besoin pour cela du nom et prénom de votre salarié, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale.

Si vous n’êtes pas en possession de nom numéro de SS, vous pouvez utiliser ce site (reconstitution de code).

 

b/ La Déclaration Sociale Nominative (DSN) – attention à l’amende en cas de défaut

La DSN est le moyen de transmission des données employeurs pour déclarer et payer leurs cotisations aux organismes sociaux. Cette déclaration unique, mensuelle et dématérialisée permet aux employeurs de simplifier, sécuriser et fiabiliser les obligations sociales. Celle-ci s’effectue via votre compte Net-entreprises.fr généralement par votre expert-comptable si vous en avez un.

 

c/ Le registre du personnel – attention à l’amende en cas de défaut

Vous devez ensuite créer un registre du personnel dès l’arrivée de ce salarié ou même d’un stagiaire. Vous pouvez le créer de manière dématérialisée sur un document excel. Exemple téléchargeable à venir.

 

d/ L’affichage obligatoire – attention à l’amende en cas de défaut

Vous avez l’obligation de respecter le droit à l'information des salariés. Ces informations doivent être affichées. Voici la liste des documents à afficher de Bercy. Voici un exemple de document à compléter en ligne ou autre exemple téléchargeable à venir.

 

e/ Le règlement intérieur – obligatoire à partir de 50 salariés

Facultatif dans les entreprises de moins de 50 salariés, l'employeur ayant mis en place un règlement intérieur est tenu de respecter l'ensemble des dispositions applicables aux entreprises dont l'effectif est supérieur ou égal à 50 salariés. Ceci est un travail fastidieux donc si vous n’en avez pas l’obligation, ne le faites pas. Néanmoins je le recommande sous une autre forme. En effet, lors d’une réunion annuelle, vous pouvez prévoir un temps sur « le savoir-vivre en entreprise » ou indiquer dans votre livret d’accueil ce que vous attendez de vos salariés en terme de civisme. Exemple téléchargeable à venir.

 

Santé et sécurité

 

a/ Affiliation auprès de la médecine du travail de votre secteur – attention à l’amende en cas de défaut

Le rôle du médecin du travail est exclusivement préventif. Le médecin du travail conduit les actions de santé au travail pour préserver la santé des travailleurs tout au long de leur parcours professionnel. Il surveille l'état de santé des travailleurs en fonction de leur âge, des risques concernant leur sécurité, leur santé et la pénibilité au travail. Il conseille l'employeur, les travailleurs et les représentants du personnel sur les mesures nécessaires.                                 

Vous devez vous faire connaitre auprès des services de la médecine du travail dont vous dépendez (géographique). A Grenoble les deux principaux sont MT2I et AST (Alpes Santé Travail). Pour savoir de qui vous dépensez, vous pouvez contacter la DIRECCTE (inspection du travail). L’adhésion dépend du nombre de salariés de votre entreprise ; prévoyez environ une 100aine d’euros/an par salariés de frais d’adhésion obligatoire. Les démarches peuvent prendre plusieurs mois. 

A la suite des visite médicales d’embauche, un registre avec les fiches d’aptitudes et d’inaptitudes vous sera remis.

Pour en savoir plus sur leur rôle, visitez le site de l’INRS.

 

b/ Le document unique d’évaluation des risques (DUER) – attention à l’amende en cas de défaut

Ce document doit lister les risques professionnels encourus par les travailleurs et les actions de prévention et de protection qui en découlent. Il s’agit d’un document qui doit être strictement exhaustif. Il est extrêmement long à rédiger. N’hésitez pas à vous adresser à votre médecin du travail pour un accompagnement sur sa rédaction (démarche gratuite chez MT2I). Exemple téléchargeable à venir. Pour plus d’information : code du travail et Améli. 

Par rapport à la pandémie, vous devez établir un DUER spécifique ou mettre à jour votre DUER actuelle avec ces risques spécifiques.

Pour aller plus loin, voir le point Risques psychosociaux ci-après.

 

c/ Registre des accidents bénins non déclarés – non obligatoire mais recommandé

Seuls les accidents n'entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux peuvent faire l'objet d'une inscription sur le registre dans les quarante-huit heures. Il est indiqué sur le registre le nom de la victime, la date, le lieu, les circonstances de l'accident... Un  rexemple de registre, respectant les mentions devant y figurer, est mis à votre disposition par Améli.

​d/ La mutuelle d’entreprise / complémentaire santé - Obligatoire sauf résignation de la part du salarié

Tout employeur a l'obligation de proposer une couverture complémentaire santé collective à ses salariés. L'entreprise choisit librement l'assureur ; je vous recommande de vous rapprocher d’un courtier en assurance. La couverture collective obligatoire doit remplir les conditions suivantes :

• la participation financière de l'employeur doit être au moins égale à 50 % de la cotisation (le reste à la charge du salarié) ;

• le contrat doit respecter un socle de garanties minimales (panier de soins minimum) ;

• le contrat est obligatoire pour les salariés, sauf dans les cas où le salarié peut refuser la mutuelle. Exemple téléchargeable à venir qui doit vous être adressée chaque année. 

 

Quelle différence entre la prévoyance et la mutuelle santé ?

La mutuelle santé permet de rembourser des frais liés à des soins médicaux, alors que l’assurance prévoyance anticipe certains accidents en garantissant le maintien du niveau de vie en cas de décès, de dépendance, d’invalidité ou d’incapacité de travailler. Plus d'infos ici.

                                                       

​e/ La prévoyance – Non obligatoire sauf …

La prévoyance complémentaire complète les garanties servies en matière de protection sociale. Ce contrat couvre les risques liés au décès, à la dépendance, à l'invalidité et à l'incapacité. La prévoyance complémentaire peut être mise en place soit par accord de branche, soit par accord d’entreprise ou encore avec une décision unilatérale de l’employeur. Je vous recommande de vous rapprocher d’un courtier en assurance.

 

f/ Gestion de l’arrêt maladie et autres types d’arrêts

1. Votre salarié doit vous avertir immédiatement de son absence, par exemple dès qu’il a pris rdv avec son médecin traitant.

2. Votre salarié doit vous envoyer immédiatement et impérativement son avis d’arrêt de travail. Sur cet avis est indiqué la date officielle du début de l’arrêt maladie et la fin de celle-ci. Le reprise du travail doit se faire obligatoirement à la fin de l’arrêt. Dans certains cas, une visite médicale de reprise doit être programmée avec la médecine du travail. Vous n’avez pas à demander les causes de cet arrêt, cela est strictement personnel. Durant cette période d’arrêt, vous pouvez faire appel à un intérimaire ou un CDD pour remplacement de salarié absent.

3. Votre salarié doit impérativement envoyer son avis d’arrêt de travail à la sécurité sociale

4. Pour la suite de vos démarches, je vous laisse directement consulter le site AMELI à ce sujet.

Pour tous les autres événements relatifs à la santé, les procédures sont sensiblement les même d’indiqué ci-dessous. Tout est expliqué sur le site AMELI : démarches et obligations de l’employeur en cas d’embauche d’un salarié, d’arrêt de travail, d’accident du travail, de maladie professionnelle, de décès ou de détachement d’un salarié à l’étranger ; également les démarches à effectuer en cas de d’événements familiaux.

Sur le site ServicePublic, la procédure de déclaration d'accident de travail.
 

Organisation du travail et motivation des équipes

 

Ordre de départ en congés payés.

Tout salarié a droit à des jours de congés payés par son employeur. La durée des congés varie en fonction des droits acquis par le salarié. Tout salarié a droit chaque année à des congés payés quel que soit son contrat de travail, son temps de travail et son ancienneté. Ce salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. Cela correspond à 30 jours ouvrables (5 semaines) pour une année complète de travail. Le compteur des jours doit être tenu à jour et communiqué chaque mois à la personne établissant les fiches de payes car ce compteur est indiqué sur ces fiches. Retrouvez ci-après un tableau de décompte des congés par les Editions Législatives.

Les départs en congés sont soumis à l'accord de l'employeur.

La période de prise des congés payés peut s'étendre ou non sur toute l'année mais elle comprend obligatoirement la période légale du 1er mai au 31 octobre. Les dates et l'ordre des départs sont communiqués à chaque salarié, par tout moyen, au moins 1 mois à l'avance, dans les locaux normalement accessibles aux salariés.

Consultez votre convention collective pour vérifier vos obligations spécifiques.

Dans votre organisation au quotidien, je vous recommande de demander à vos salarié une demande écrite pour la prise de congés payés et de leur accorder ou refuser en retour, également par écrit. Pour tout refus, veillez à bien le justifier par des faits.

De plus, pour l’ordre des départs, je vous recommande fortement d’établir des règles justes afin qu’il n’y ait pas d’incompréhension ou de sentiment de favoritisme (par exemple, ce ne sont pas les plus anciens qui ont des droits sur les plus récents). Attentions aux retours de bâtons lors d’un Prud’hommes (CPH) par exemple !

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Charte sur le télétravail

Le télétravail est une forme de travail à distance qui permet au salarié, au travailleur autonome d'accomplir ses activités professionnelles à domicile grâce à la télématique. Il n’y a pas de formalisme particulier pour les entreprises à y avoir recours, à défaut d’un accord collectif. Néanmoins je recommande la mise en place d’une charte, tant sur les modalités de prise que les objectifs. Regardez bien si le télétravail est compris dans l’assurance de votre entreprise, et, que votre salarié l’a également bien déclaré auprès de sa propre assurance habitation.

Pour en savoir plus : BercyInfos et Télétravailler.fr

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Organiser une réunion hebdomadaire ou annuelle

 

a/ Réunion de suivi hebdo : échanges sur l’opérationnel

Qui : l’ensemble de l’équipe

Quand : chaque lundis matins au café (lancement de la semaine) ou éventuellement les vendredis après-midis à 14h00 (bilan et points bloquants de la semaine)

Quoi : information ou prise de décision

Quoi bis : information descendante ET transverses ET ascendante

• Exemple d’information descendante : une absence de trois semaine à court terme du dirigeant

• Exemple d’information transverse : tel salarié travail sur tel projet et rencontre tel problème

• Exemple d’information ascendante : quelles sont les instructions pour tel sujet

Contenu : pour qu’une information soit diffusée ou qu’une question soit posée, celle-ci doit concerner au moins 80% des personnes présentes,

• Expliquer le contexte en deux phrases, être très synthétique et claire, ne pas noyer ses interlocuteurs sous des détails ou des informations ne lui étant pas nécessaires

• Donner l’information ou poser sa question en 1 phrase

• Si l’échange doit prendre plus de 10 min, prévoir une réunion spécifique sur ce sujet (pour les brainstormings notamment)

Où : dans vos locaux

Durée : entre 30min et 1h maximum

Document de suivi : document word unique et partagé avec les ordres du jour + infos transmises ou décisions prises. Exemple téléchargeable à venir

 

b/ Bilan de l’année passée et lancement de la nouvelle année : échanges sur l’organisation et la stratégie de l’entreprise

Sensiblement la même organisation que les réunions hebdo (information descendante). 

A noter : cela est l’occasion de rappeler des éléments d’hygiène et sécurité pour la mise à jour de votre DUER.

La durée peut aller jusqu’à 3h suivi d’une déjeuner offert par l’entreprise à l’extérieur de celle-ci.

Exemple téléchargeable à venir sur un kick off de la saison organisée pour un client.

 

Paiement des salaires

Le paiement du salaire est réglementé : il est versé par l'employeur au salarié de manière périodique et par mode de paiement précis (virement, chèque ou espèces). Autant vous dire que je vous recommande le virement pour pouvoir tracer en cas de besoin…

 

Le 25 du mois en cours :

Généralement votre comptable vous demandera des éléments variables de paies (EVS) avant le 25 du mois en cours pour l’établissement de la fiche de paie. Les EVS sont les congés payés, les congés sans soldes, les congés pour événements familiaux, les absences injustifiées afin que ceux-ci soient déduits et indiqués sur la fiche de paye. Veillez à bien indiquer s’il y a eu des erreurs dans la fiche de paye précédentes et les événements eu lieu entre le 25 et le 31 du mois précédent, afin de procéder à une régularisation sur celle-ci.

 

Le 30 du mois en cours :

Généralement vous recevez par mail ou via un coffre-fort électronique, les fiches de payes. Vous devez les contrôler puis les mettre à disposition de votre personnel, obligatoirement de manière confidentielle (sauf politique de totale transparence bien sûr, nous en reparlerons plus tard).

Programmez immédiatement le virement des salaires pour que ceux-ci soient sur le compte bancaire de vos salariés entre le 1er et le 8 du mois. Néanmoins, comme tout le monde, vos salariés ont certainement des échéances, c’est pourquoi je vous incite à payer avant le 5. De plus cela favorisera la motivation de votre personnel car vous aurez une gestion « en bon père de famille ».

 

Barème de primes individuelles ou collectives

Pour moi les primes sont un élément majeur de la motivation du salarié. De nombreuses études ont été menées ; pour alimenter le débat, je vous invite à lire cet article.

Leur versement est obligatoire s'il est prévu par : le contrat de travail, un accord collectif, un usage ou un engagement unilatéral de l'employeur.  Plus d’infos ici. 

Bien sûr je vous recommande de communiquer officiellement sur votre méthode de calcul … d’autant plus que cela pourra vous être demandé par un candidat à un poste bénéficiant de ce type de prime.

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Accord d’intéressement

L'intéressement a pour objet d'associer collectivement les salariés aux résultats ou aux performances de l'entreprise. Il présente un caractère aléatoire et résulte d'une formule de calcul liée à ces résultats ou performances. Il est facultatif.

Afin d’aider les entreprises dans la création de leur accord d’intéressement, l’Etat proposer un nouveau service en ligne : Mon-interessement.urssaf.fr.

Plus d’infos sur Legifrance et sur TravailEmploi.gouv

 

Accord de participation

La participation permet de redistribuer aux salariés une partie des bénéfices réalisés par leur entreprise. Obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés, elle est facultative pour les autres. 

Plus d’infos sur Legifrance et sur TravailEmploi.gouv

 

Plan de formation

L'employeur doit assurer :

• l'adaptation de ses salariés à leur poste de travail et 

• veiller au maintien de leur capacité à occuper leur emploi, au regard notamment des évolutions technologiques. 

Pour cela, il doit leur proposer des formations prévues dans le cadre du plan de développement des compétences (ex-plan de formation).

Le plan de développement des compétences présenté par l'employeur distingue 2 types d'actions de formation :

• Actions de formation obligatoires, en application d'accords ou conventions collectives

• Autres actions de formation, dites non obligatoires

Si vous mettez le nez dedans, sachez que la formation professionnelle est très vaste et la réglementation change très/ trop régulièrement. Au delàs de 10 salariés, je vous recommande de vous faire accompagner.

Si vous souhaitez aller droit au but, contactez votre OPCO.

 

Pour trouver une formation ou connaitre le solde de votre compte pro, site dédié MonCompteFormation.

Plus d’infos sur ServicePubic et TravailEmploi.gouv

 

L’entretien professionnel

L'entretien professionnel est une obligation légale (différent de l'entretien annuel d'évaluation du manager). Celui-ci consiste à apprécier les compétences du salarié, il vise à la performance du salarié dans une équipe et dans une organisation de travail. Il porte sur l'évaluation de l'atteinte des objectifs de l'année précédente et sur la fixation des objectifs de l'année à venir. Il est obligatoire tous les deux ans mais je vous recommande de faire le point avec votre salarié tout de même une fois par an … vous pouvez compter 1h voir 1h30.

Il doit y avoir un compte-rendu de cet entretien, signé par les deux parties. Attention aux sujets abordées et aux griefs retenus … ce compte-rendu pourra être utilisé dans le cadre d’un procédure Prudhommale (autant vous que votre salarié).

 

Exemple téléchargeable à venir

Plus d’infos sur TravailEmploi.gouv

 

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Dossier Ressources Humaines

 

Organisation de vos sous dossiers

​Exemple d'arborescence de vos dossier en cours de rédaction

 

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RGPD

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) responsabilise les organismes publics et privés qui traitent leurs données. Vous collectez et traitez les données personnelles de vos salariés. Vous devez ainsi vous assurer que les données collectées servent bien l’objectif prévu. Par exemple la carte d’identité pour établir les déclarations et le contrat de travail. Il n’est pas nécessaire de demander un certificat de mariage si votre employé ne demande pas un congé pour mariage.

En bref, attention à ce que vous collectez, comment vous stockez l’information et à qui elle est accessible !

Adoptez les 6 bons réflexes de la CNIL et consultez le guide de la protection des données de vos collaborateurs de la CNIL.

 

Accès à l’information -> jusqu’où la transparence ?

Il est parfois difficile de mettre le curseur. Tout cacher aux collaborateurs ? Tout montrer ? Dans le cadre de votre dossier Ressources Humaines, ne vous posez pas trop longtemps la question, ce sera uniquement vous chef d’entreprise/ et associé et votre collaborateur comptable/administratif (car trop de données personnelles cf rubrique RGPD).

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